Para eliminar los decimales de la cartera clientes que viene de años anteriores usted debe ingresar en Administración y Configuración, Configuración Administrativa, Saldos Iniciales, elige cuentas por cobrar, ingresa en saldos, importar saldos desde versión anterior, año actual (2020), luego presiona clic en saldos redondear saldos y aceptar, verifica y elimina los pesos asignándole un cero en la casilla de saldo inicial, ingresa en saldos, Generar saldos, año actual (2020), cuando haya finalizado ingresa de nuevo en Saldos Recalcular Saldos, año actual (2020), al finalizar verifique el informe de cartera
Procedimiento para eliminar los centavos de cartera años anteriores.
En este caso usted debe realizar el traslado de saldos de cuentas por cobrar, cuentas por pagar con que terminó en el mes de diciembre para el año actual.
Este proceso se realiza a través de Administración y Configuración, Configuración Administrativa, Saldos Iniciales, elige cuentas por cobrar / cuentas por pagar, ingresa en saldos, Recalcular Saldos, año anterior (2019), al finalizar verifique el informe de cartera.
Para sacar una factura que no debe estar en cartera, sea por que se ha convertido en incobrable, se ha provisionado en su totalidad o se ha activado erróneamente con Notas Débitos, Notas Créditos o Recibos de pago, puedes hacerlo a través de los ajustes de cartera, siempre que el saldo de la factura no corresponda a centavos.
Una vez analizados los motivos y estar seguros de que estos documentos no pertenecen a la cartera usted debe ingresar en Análisis de Cartera, esta opción la encuentra en el Módulo Gerencial, Cartera o CxP; o a través de los documentos que manejan cartera (Facturas, Devoluciones, Notas, Documentos de pago) en ventas, Análisis, indica el tipo de cartera a revisar, en este caso cuentas por cobrar, selecciona los documentos que tengan la misma naturaleza (positivos o negativos); ingresa en el botón Ajuste de cartera, le indica que desea aplicar una Nota débito si los saldos son negativos, o Nota Crédito si estos son positivos, elige la opción facturas seleccionadas, asigna el concepto que tiene creado para el ajuste de cartera y le da un clic en realizar proceso.
Los anticipos se realizan a través de los documentos que manejan cartera (Facturas, Devoluciones, Notas, Documentos de pago) tanto en compras como en ventas, llamando el cliente e ingresando en el botón Cartera, y en la pestaña Anticipos se llenan los datos de centro de costo, concepto, vendedor, monto y grabar.
Forma correcta de ingresar Anticipos de clientes y Proveedores
El cruce de los anticipos se realiza directamente en los documentos de pago, si el saldo del anticipo está quedando positivo en lugar de quedar en ceros o negativo si no se cruza en su totalidad es por que usted está adicionando primero el o los anticipos y luego la o las facturas.
En el caso del cruce de los anticipos primero se debe adicionar la o las facturas y luego el o los anticipos.
Forma correcta de hacer el cruce de anticipos
Los documentos como los Recibos de Caja, Egresos, Notas Débito, Notas Crédito y Devoluciones manejan documento referencia, que es el número de la factura que se está afectando.
Si usted graba este documento y decide cambiarle el número de la factura genera una duplicidad de documento; en caso de haberse equivocado al asignar el número de factura lo más debido es que usted anule el Recibo de Caja o Egreso indicando que el número de la factura no corresponde, grabe y vuelva a hacer el recibo de pago con las facturas correspondientes.
En el caso de las Devoluciones, Notas Débito y Notas Crédito lo más adecuado es que genere un documento reversando el anterior, ej, si es una Devolución o Nota Crédito usted debe hacer una Nota Débito a la misma factura para volverla a su valor original.
Si le aplicó una Nota Débito equivocada debe aplicarle una Nota Crédito para reversar el valor anterior.
Como hacer un Recibo de Caja
Los documentos de pago se deben aplicar al nit que fue realizada la factura, los que usted debe verificar es que nit contiene en la factura y que en la tabla de clientes y proveedores si tenga asignado el NIT Principal y que no le haya realizado el documento de pago a una sucursal diferente a la que se hizo la factura; esta revisión puede hacerlo a través del botón Análisis y clasificar las facturas por clientes, ej, el Almacen el Buen Trago nos va a cancelar las facturas 000001110; 000009707 y 000009744, como no pertenecen a la misma sucursal se debe hacer un recibo para cada una de ellas seleccionando el nit al cual se le hizo la factura.
Los documentos que manejan productos como Facturas, Compras, Entradas, Salidas, tienen un campo llamado seriales y lotes donde usted podrá ingresar características específicas de cada producto, el serial, lote y fecha de vencimiento para cada uno de estos productos; una vez usted los agregue deberá grabar antes de cerrar este recuadro o no se adicionaran al documento.
Una vez usted ha configurado la integración contable y verificado que el documento se traslada a la contabilidad correctamente puede ingresar en Utilidades, y darle clic en Generar Integración Contable de este documento si es solo para el documento que en el momento tiene cargado o Generar Integración Contable si es para todos los documentos del mes, de esta manera pasarán a contabilidad todos los documentos realizados en ese mes y que contengan el concepto que ha configurado a la contabilidad.
Cuando usted va a realizar una devolución de facturas e ingresa en el botón Facturas el sistema le trae las correspondientes al año actual.
Si la factura corresponde a un año anterior usted solo debe presionar clic en el botón Todas, si allí no le aparecen debe recalcular saldos de cartera indicando año anterior y volver a realizar el proceso de devolución..
Como hacer una Devolución de Mercancía
En este caso si el recibo es de un mes o año que ya está cerrado lo más recomendado es que usted le aplique una nota débito a ese saldo para que la factura quede en ceros.
En el campo Detalle de la Nota Débito usted debe asignar el concepto de la DIAN para las notas débito, según sea el motivo por el cual se aplicó, esta opción usted la activa presionando el número cero (0).
Notas Débito
El Megactivo en su parte administrativa no permite que se realicen documentos de pago sin tener previamente una factura a la cual aplicarlo, si no las tiene es mejor que ingrese esta información directamente en el registro de transacciones del módulo contable.
Las plantillas se utilizan para ahorrar tiempo en la digitación de la información, en la parte administrativa podemos crearlas y cargarlas en el momento que lo necesite.
Para crear estas plantillas se debe tener grabado el documento con todos los datos, en la parte inferior izquierda se encuentra el botón Grabar P que se utilizará para asignar el nombre a la plantilla y Cargar P para cargarla en un nuevo documento.
Plantilla Productos
Para eliminar una plantilla del Megactivo usted debe ingresar en Administración y Configuración, Configuración Administrativa, Configuració Empresas, presionar clic en la pestaña Plantillas, elige la pestaña Plantillas Items, selecciona la plantilla que desea eliminar y da clic en Eliminar Plantilla
Para verificar los documentos que han afectado una factura, solo debe ingresar en el histórico del documento en el Análisis de Cartera, presionando clic en el botón que parece un libro y que se encuentra a la derecha del número del documento, allí podrá observar el por qué el documento es negativo o positivo y con qué documentos se afectó
El cliente tiene dos informes históricos, uno correspondiente al año actual donde se puede verificar los documentos que se le han realizado durante el año y el otro que es el histórico general desde que estamos trabajando en el Megactivo.
Estos históricos se pueden generar a través del Módulo Gerencial Cartera o CxP, o en el panel central de los documentos Análisis; Análisis de Cartera al presionar clic en el botón en forma de libro que tiene el NIT le muestra el histórico general
En la pestaña Histórico usted puede visualizar los documentos que se hicieron en el periodo y puede ser filtrado por cliente o proveedor
La rentabilidad en ventas sobre las ventas puede generarla a través del Módulo Gerencial Cartera o CxP, o en el panel central de los documentos Análisis; en la pestaña de Rentabilidad muestra todas las facturas con los productos vendidos en el mes y la rentabilidad generada por cada uno de ellos en las diferentes facturas.
Si usted requiere verificar los documentos realizados en el mes para controlar el consecutivo del mismo o a quienes fueron realizados puede ingresar a través del Módulo Gerencial Cartera o CxP, o en el panel central de los documentos Análisis; en la pestaña de Detallado muestra todas las facturas o documentos realizados en el mes y usted podrá agruparlos por cliente, vendedor, centro de costos o concepto.
Esto solo se da cuando faltan los logos de la empresa,en este caso debe subir el logo reportes y hoja carta ya que es necesario para la generación de los informes en pdf y documentos. El Logo Reportes tiene una medida en pixeles de 600 de ancho por 105 de alto, y el Logo de Hoja Carta tiene una medida en pixeles de 2550 de ancho por 3300 de alto, el formato en que se grabe debe ser jpg, el nombre asignado a estos archivos debe ir sin caracteres especiales y en minúsculas.
Asignación de logos
Configuración tamaño de logos
Esto sucede cuando usted tiene en el navegador predeterminado la descarga de los documentos de pdf y no la previsualización, en este caso usted debe ingresar en las opciones de navegador y en Aplicaciones seleccionar para el pdf que desea la previsualización
La exportación al excel puede bloquearse para algunos documentos debido a la forma de ingreso, puede ser que usted ha ingresado al Megactivo con una ortografía y exportado el documento con esta, al ingresar con otra ortografía el sistema le saca el error. La forma de accesar al sistema es muy importante sobre todo para la exportación de los documentos, por lo que siempre se recomienda escribir el nombre de la empresa en MAYÚSCULA, el usuario y contraseña siempre en minúsculas.
El descuento de pie de factura o descuento comercial usted puede configurarlo para un solo cliente si es algo fijo directamente en la tabla de clientes, más datos, así cada que usted llame al proveedor y sin importar los productos el sistema le calculará el descuento comercial a todos los productos.
En caso de que no sea fijo ni constante si no esporádico o en algún producto específico lo puede aplicar directamente en el documento y asignando el porcentaje de descuento para cada producto.
Lo primero que debe revisar es que en la tabla de productos tenga asignado el porcentaje de iva.
Lo segundo es que en la tabla de clientes no se tenga asignado el tipo EX que solo se utiliza para las personas extranjeras o de zona franca que cumplen los requisitos del estatuto tributario y a los que no deben cobrar este impuesto en los productos que se le vende.
Los documentos no se pueden eliminar de la base de datos, en este caso solo debe anularlos y volverlos a realizar con un consecutivo diferente indicando los datos correctos para cada documentos, recuerde que si es una factura la anulación se dá a través de una Devolución total de mercancía a se trate de una empresa que venda servicios.
Si su empresa es exportadora y debe facturar en una moneda extranjera, debe:
- Tener el envío de documentos a la DIAN de forma manual,
- En los productos debe tener al menos en una de las listas el valor en moneda extranjera,
- odos los días debe ingresar el TRM de dicha moneda extranjera, a través de las Utilidades de la factura
- Realiza la factura y se la entrega o envía al cliente, como a la DIAN usted debe informar todos los documentos en moneda nacional debe presionar la tecla F6 en cada uno de los precios unitarios de los productos para que sean convertidos a la moneda colombiana con el valor actual de la TRM.
Al final del día debe seleccionar estas facturas y enviarlas de forma manual.
Si usted maneja el módulo administrativo puede cambiar el tamaño del papel a imprimir en cada uno de los documentos, solo debe ingresar en Utilidades, Seleccionar Formato, el formato 1 es el tamaño carta y el formato 2 es media carta.
Las retenciones no se aplican en la factura de venta si no en el documento de pago. Si es una factura de compra usted puede causar las retenciones a través de Datos adicionales.
El campo de seriales y lotes va ligado al número de documento si este consecutivo es cero 0000 traerá los datos de seriales y lotes del documento anterior, en este caso solo debe borrarlos, grabar el documento y adicionarlos después de grabada la factura; o simplemente borrar las características que le aparecen y adicionar las de los productos que contiene la factura, ya que estos si son cargados de acuerdo al documento que está realizando.
Esto sucede porque aún no se ha generado para estos productos el documento de control de existencias.
Para generarlos solo debe recalcular saldos y costos para los productos nuevos, estos procedimientos los encuentra ingresando en Administración y Configuración, Configuración Administrativa, Saldos Iniciales, Saldos Iniciales de Inventario y presionando clic en el botón Saldos.
El orden es siempre re-calcular saldos para el año actual (2020) y luego los costos solo para ese producto y para el año actual (2020)
En las cotizaciones no se manejan las tablas de clientes ni de proveedores
En este caso solo debe ingresar en la cotización y presionar clic en el menú Utilidades y en la opción Importar clientes/prov. A contactos
La sigla A.I.U corresponde a Administración, Imprevistos y Utilidad, constituyendo cada una de ellas una parte específica de los costos en la ejecución de un contrato.
La Administración (A) representa los costos indirectos indispensables para la correcta ejecución del proyecto, y que se necesitan de manera permanente en el desarrollo del mismo; tal es el caso de los honorarios, los impuestos, los arrendamientos, los costos de personal, entre otros.
Los Imprevistos (I) son un rubro predispuesto para cubrir los eventuales sobrecostos en que pueda incurrir el contratista durante la ejecución de sus obligaciones; los Imprevistos dependen de la naturaleza de cada contrato "I" cubre situaciones inesperadas como: atrasos por efecto del clima, accidentes de trabajadores, obras adicionales, deslizamientos por efecto del clima, derrumbes, entre otros.
La utilidad (U) representa la ganancia que espera obtener el contratista por el cumplimiento de sus obligaciones en la ejecución del proyecto.
Los servicios y actividades en los cuáles se aplica la figura del A.U. en Colombia, son los siguientes:
Servicios integrales de aseo y cafetería, de vigilancia, de trabajo temporal, y los servicios prestados por las Cooperativas y Pre-cooperativas de Trabajo Asociado CTA.
Para la realización de una factura con AIU usted debe:
1. Tener en la tabla de productos creados los componentes del AIU así:
Código Nombre Iva
00001 Administración 0
00002 Imprevistos 0
00003 Utilidad 19
2. Los productos que manejan el aiu se deben identificar con las letras OC_ antecediendo los productos que usted maneja según su actividad económica, ej,
Código Nombre
OC Obras Civiles
OC_010101 Remodelación
OC_010102 Enchapado
3. En la factura se llama el código de los productos que inician con las letras OC y se presiona la tecla F3, el sistema le carga de forma automática los componentes del AIU y una ventana para que asigne el valor de la obra y los porcentajes correspondientes a Administración, Imprevistos y Utilidades; el programa calculará el valor de cada uno de estos componentes y del iva correspondiente.
4. En seriales y lotes deberá terminar de llenar los datos del objeto del contrato
Luego de anular un documento de pago y darle el motivo de esta decisión se debe volver a grabar con el fin de que afecte contabilidad, y en cartera se reactiven las facturas.
En el Megactivo este proceso se conoce como Facturación Automática, y consiste en que a un grupo de personas se le realiza la factura con los mismos productos y cantidades,este tipo de facturas se utiliza en los establecimientos educativos, administradores de propiedad horizontal, administradores de propiedad vehicular.
Para realizar estas facturas usted debe tener en cuenta:
1. En la tabla de clientes usted debe indicar en el campo tipo el grupo que identificará los usuarios a los que le realizará la factura automática, este campo se debe indicar con dos caracteres, sean alfabéticos, numéricos, numérico alfa o alfanuméricos.
2. Debe realizar una factura para uno de estos clientes con todos los productos que desea facturar y que son comunes para todos y grabarla; luego deberá dar clic en el botón Grabar P. y asignar un nombre que no tenga caracteres especiales, puede ser el mismo del tipo de cliente.
3. Para facturar automáticamente solo debe ingresar en el menú Utilidades y dar clic en la opción Facturación Automática
4. Elegir la plantilla a facturar, llenar el tipo de cliente al que pertenece, mes, fecha y prefijo al que pertenece dicha facturación, luego darle clic en Generar Facturación, cuando el sistema haya terminado de realizar las facturas arrojará el mensaje de Proceso realizado exitosamente y usted podrá ver las facturas en la opción ver facturación y directamente en el módulo de facturas en su respectivo mes.
